Adhérents Club

Gestion des Adhérents pour un Club.

Le plugin a été créé, à l’origine, pour satisfaire à la gestion administrative d’un club de Plongée sous-marine.

Il n’y a pas de gestion comptable dans ce plugin.

Au premier plan il s’agit de la gestion des adhérents du club, et pour cela, il faut gérer :
-  des saisons d’activité,
-  des cotisations par saison,

Les adhérents sont d’abord des auteurs de Spip. Pour compléter les données de base, le plugin Inscription3 est implémenté, ainsi que Champs_extra.

Mais comme le sport est technique, il a fallu enrichir la gestion avec des fonctions telles que :
-  des assurances par saison.
-  des niveaux techniques (ou capacités à pratiquer suivant des règles définissant des limites telles que la profondeur des plongées, l’autonomie, etc..)
-  des contrôles sur les autorisations médicales (Certificat médical à jour et valide, restriction possibles, etc..) via des champs extra dans la table auteurs.

Les fonctions autour de l’adhérent (auteur de spip) :

• Gestion des saisons :

Les saisons permettent de qualifier les entités Cotisations et Assurances.
Une seule saison peut être affectée à une Cotisation ou une Assurance.
Pour autoriser un adhérent à pratiquer son sport favori en toute légalité, il faut, pour la saison encours, une licence active et une assurance de protection.
Les saisons sont définies comme actives (encours) ou non.
Plusieurs saisons (normalement 2 maximum) sont actives au même moment, lors du début de la saison (ex septembre) puisque les licences de la saison précédente sont encore valides jusqu’en décembre.
Il n’y a pas de verrou sur ce point.

• Gestion des cotisations :

Les cotisations représentent à la fois le coût de la licence auprès du Club, mais aussi le coût de fonctionnement du club.
Il peut y avoir autant de cotisations différentes que nécessaire, voire des cotisations complémentaires (ex première inscription).
Les cotisations sont qualifiées par une saison et il parait plus facile d’introduire cette notion de saison dans le titre de la cotisation (sélection plus facile lors de l’affectation à un auteur).
Il peut être affecté autant de Cotisations que nécessaire à chaque Adhérent (auteur).
Bien sur, s’il n’est pas utile de gérer des cotisations pour le club, il suffit de ne pas en déclarer.
Un montant est demandé pour chaque cotisation, il peut être réduit à ’0.01’ mais est obligatoire (pb a résoudre).

• Gestion des assurances :

Les assurances représentent la garantie, en cas de besoin, que le club n’ai pas à subvenir aux coûts liés à un incident/accident ainsi qu’à la responsabilité civile de l’adhérent.
Il peut y avoir autant d’assurances différentes que nécessaire.
Les assurances sont qualifiées par une saison et il parait plus facile d’introduire cette notion de saison dans le titre de l’assurance (sélection plus facile lors de l’affectation à un auteur).
Il peut être affecté autant d’Assurances que nécessaire à chaque Adhérent (auteur).
Bien sur s’il n’est pas utile de gérer des assurances pour le club, il suffit de ne pas en déclarer.
Un montant est demandé face à chaque assurance, il peut être réduit à ’0.01’ mais est obligatoire.
Une assurance doit être créée représentant la non-assurance au sein du club, mais une assurance extérieure.

• Gestion des niveaux :

Les niveaux techniques permettent de qualifier l’adhérent et de retrouver ses prérogatives en regard du sport pratiqué. Ils permettent aussi d’établir un trombinoscope des adhérents (ex encadrants et plongeurs).
Dans cette gestion, nous avons introduit aussi la structure du bureau directeur et des qualifications de type permis (ex mer, voiture genre E permettant de tracter un bateau, etc..).

Installation :

Comme tous les plugins en suivant la procédure habituelle.

Le plugin adhclub est développé à l’origine pour spip 2.1.17.
En 2015, il est revu pour spip 3.0.xx.
Les plugins utilisés sont :
-  “couteau_suisse”
-  “champs_extras”
-  “champs_extras (interface)”
-  “champs_extras (import_export)”
-  “facteur”
-  “inscription3”
-  “saisies”
-  “spip_bonux-3”
-  “verifier”
-  “yaml”

Les fonctions en détail :

Dans le menu Edition/Adhérents du club :

• Gestion des Saisons :

  

• Gestion des niveaux :

  

Pour utiliser la gestion des niveaux, il faut au préalable créer 3 groupes de mots-clé qui vont permettre de définir chaque niveau :
-  Groupe “Niveau_Encadrement” :

> Un seul mot à la fois
> Groupe important
> Administrateurs
Défini les types de niveaux à définir. Exemples :
- ’ADH’ pour les niveaux adhérents,
- ’COM’ pour le Comité du club, hors comité directeur,
- ’DIR’ pour la direction du club,
- ’ENC’ pour des brevets d’encadrement,
- ’MER’ pour les permis bateau,
- ’SEC’ pour le Secrétariat, associé au comité directeur,
- ’TER’ pour les permis terrestres,
- ’TRS’ pour la Trésorerie, associé au comité directeur,
- etc..

-  Groupe “Niveau_Technique” :

> Un seul mot à la fois
> Groupe important
> Administrateurs
Défini la technique à la base du niveau. Correspond peu ou prou aux commissions du club. Exemples :
- ’APN’ pour l’Apnée,
- ’BIO’ pour la Biologie,
- ’CD1’ pour la structure du bureau directeur,
- ’CD2’ pour la structure du comité directeur,
- ’CD3’ pour la structure des autres membres du comité,
- ’CDH’ pour la structure des adjoints Hors comité,
- ’DIV’ pour les Autres membres du Comité,
- ’MAT’ pour le Matériel,
- ’MED’ pour le Médical,
- ’MIT’ pour le Matériel Informatique,
- ’PHO’ pour la Photo,
- ’PLG’ pour la Plongée scaphandre,
- etc..

-  Groupe “Niveau_Trombi” :

> Articles
> Un seul mot à la fois
> Groupe important
> Administrateurs
Défini dans quelle page du trombinoscope ce niveau doit apparaître.
Ce Niveau-trombi sera qualifié d’un rang (ou ordre) dans lequel doivent être affiches les niveaux d’un même groupe dans la gestion des niveaux.
Qualification des adhérents et critère de sélection pour les articles constituants la structure du trombinoscope. Exemples :
- ’APN_ADH’ pour les adhérents en Apnée,
- ’APN_ENC’ pour les encadrants en Apnée,
- ’BIO_ADH’ pour les adhérents en Biologie,
- ’BIO_ENC’ pour les encadrants en Biologie,
- ’CD1_DIR’ pour les membres du Comité Directeur,
- ’CD1_SEC’ pour les membres du Secrétariat,
- ’CD1_TRS’ pour les membres de la Trésorerie,
- ’CD2_COM’ pour les membres des Commissions,
- ’CD3_DIV’ pour les Autres membres du Comité,
- ’MAT_MER’ pour les détenteurs de permis Mer.
- ’MAT_TER’ pour les détenteurs de permis routiers ’E’.
- ’PHO_ADH’ pour les Adhérents en Photo,
- ’PHO_ENC’ pour les Encadrants en Photo,
- ’PLG_ADH’ pour les Adhérents en Plongée scaphandre,
- ’PLG_ENC’ pour les Encadrants en Plongée scaphandre,

-  Gestion du trombinoscope :

C’est une des utilisations des niveaux, mais on peut aussi les utiliser pour autoriser ou pas des activités du Club.

Le formulaire d’affichage est adhclub/public/inclure/adh-rubrique_trombino.html a inclure dans la rubrique “qui va bien”.
Attention : cette noisette est développée pour les plugins “escal” et “polyhierarchie” .

Le trombinoscope est basé sur les données de la table auteurs, complétées par les relations avec les niveaux (adhnivs).

Les différents affichages des rubriques sont pilotés par des mots du groupe “type_rubrique” (escal).
Pour le trombinoscope, 1 seul mot est à créer : “trombino”

Une rubrique est crée (Trombinoscope)
Pour des raisons de confidentialité, à l’aide des F(acces restreint), seuls le Bureau et l’encadrement du club sont visibles pour le public.
Les adhérents non encadrant ne sont visibles que par les adhérents signés sur le site (zone adhérents).

Nous avons créé une rubrique par commission active au club.
Pour chaque commission, 2 sous-rubriques : ’encadrants’ et ’adhérents’.
Ces sous-rubriques sont qualifiées par le mot “type_rubrique/trombino” suivant le besoin.

Pour activer l’affichage, un article ’publié’ affecté du mot ’Niveau_trombi’ qui convient permet la recherche et l’affichage des adhérents ayant le niveau qualifié du même regroupement.
L’ordre d’affichage dépend du rang dans le regroupement pour le niveau.

• Gestion des Assurances :

  

• Gestion des Cotisations :

  

Procédure de gestion des adhérents, Intégrer les mises à jour

• Gestion des import de données et màj des fiches adhérents :

Les adhérents font l’objet, de par la licence, d’une inscription à la Fédération (ici FFESSM).
Pour cette inscription, il n’y a qu’une possibilité : la saisie sur le site fédéral.

La procédure de début de saison pour les inscriptions est donc la suivante :

-  Diffusion
- vers les futurs adhérents d’un dossier d’inscription vierge.
- vers les adhérents de la saison précédente, d’un dossier d’inscription pré-rempli
des données connues du site.
Le tout accompagné des modalités d’adhésion (conditions, prix, etc...).

-  Retour pour inscription
- Avec son dossier d’inscription correctement rempli et les documents nécessaires, l’adhérent se rapproche du secrétariat pour déposer son dossier en début de saison.

-  Traitement du dossier d’inscription
- Le secrétariat saisie sur le site fédéral la fiche adhérent ou la met à jour.

- Le secrétariat extrait les données d’1 lot de saisie depuis le site fédéral vers un fichier CSV (MS actuellement !!).

- Le Webmaster intègre ces données sur notre site via CSV_Import dans la table “adhintgs”.

- Le secrétaire prend en compte ces données dans notre site dans la tables “auteurs” par une F(formulaires/integ_adhintg.html).

- Saisies complémentaires des données sur la fiche adhérent, telles que téléphone, niveaux, lieu naissance, date certificat médical, photo, etc...

- Pour les nouveaux adherents, diffusion vers l’adhérent de ses codes d’accès au site du club.

• Savoir : Script de création de la Table adhintgs
  Et donc format du fichier CSV d’import des données :

CREATE TABLE spip_adhintgs (
Souscription date NOT NULL,
Saisie text NOT NULL,
Saison int(4) NOT NULL,
Type text NOT NULL,
Licence varchar(11) NOT NULL,
Civilite text NOT NULL,
Prenom text NOT NULL,
Nom text NOT NULL,
Date de naissance date NOT NULL,
Adresse 1 int(11) NOT NULL,
Adresse 2 text NOT NULL,
Adresse 3 text NOT NULL,
CP text NOT NULL,
Ville text NOT NULL,
Pays text NOT NULL,
Email tinytext NOT NULL,
Assurance text NOT NULL,
Statut text NOT NULL,
PRIMARY KEY (Licence)
) ENGINE=MyISAM DEFAULT CHARSET=utf8 COMMENT=’Table temporaire d’’integration’;

• La Fonction(adh_import)

Cette fonction permet de prendre en charge les données de la table “adhintgs” chargées préalablement par CVS_Import à partir des données extraites du site fédéral.

La fonction réalise soit un ajout pour un nouvel adhérent, soit une mise à jour d’un adhérent existant.

Les critères de définition d’un adhérent existant :
-  Le code “adhintgs”.“licence” correspond au code “auteurs”.“fonction”.
En effet, ce code “licence” est unique par adhérent à FFESSM.
-  Par sécurité, le nom et le prénom seront aussi vérifies (?).

-  S’il n’y a pas de correspondance de licence c’est une création d’adhérent :
==> Création de la fiche adhérent, puis utilisation de la fonction de mise à jour pour compléter les données :
- Pour la création, s’inspirer (vilement) du plugin i2_import.
- Pour l’émail : un champ extra ’émail de correspondance’ doit être créé (celui-ci servira aux envois de mailing de groupe ou individuel).
L’émail principal est utilisé par spip comme clé majeur dans la gestion des auteurs.
Dans les cas simples (un seul auteur par courriel), ràd, émail principal égal émail de correspondance.
Dans les cas complexes (fratries avec le même émail, cet émail sera l’émail de correspondance pour chacun et seul le premier adhérent enregistré aura cet émail comme émail principal.
Les autres membres de la famille auront comme émail principal un émail fictif basé sur l’email du webmaster ou, à défaut, de la forme ’adh_club_123@adhclub.com’ où la séquence 123 représente l’Id de l’adhérent.

Après la création, la F(Màj) de auteur est réalisée pour permettre l’initialisation des relations complémentaires telles que la cotisation avec la référence de saisie, l’assurance. les compétences...

-  S’il y a correspondance de licence mais pas de correspondance nom-prénom, une anomalie est affichée et la Màj n’est pas réalisée. L’enregistrement de la table “adhintgs” n’est pas supprimé.

-  S’il y a correspondance de licence et des nom-prénom, c’est une mise à jour :
-  La Maj consiste au remplacement des champs suivants :
- Adresse (concaténation des colonnes adresse1, adresse2 & adresse3),
- CP,
- Ville,
- Pays (?),
- email,
- email de correspondance

-  Si la Maj est faite sans erreur, l’enregistrement de la table “adhintgs” est supprimé.

Les évolutions en réflexion

-  Seuls les webmasters ont les droits suffisants pour intervenir sur la table auteurs. Affiner les droits dans le cadre des fonctions du plugin pour faciliter la gestion.
-  Possibilité de saisie de montants à zéro pour les assurances et cotisations.
-  Ajouter un champ de sélection dans la recherche pour les cotisations.