Formidable : responsable d’évènement

Présentation du besoin

Dans l’article “Tutoriel : utiliser Agenda, Formidable et Formulaire de participation pour gérer des inscriptions et des listes d’attente” nous avions expliqué comment créer un formulaire d’inscription (avec des questions précises) permettant à l’internaute de choisir entre plusieurs évènements.

Or, dans certains cas, chaque évènement est géré par une personne différente. Il importe donc de prévenir la personne responsable de l’évènement lors d’une inscription. Par ailleurs, il peut exister des formulaires bilan de l’évènement, et il conviendrait que les responsables reçoivent également les bilans.

Pour ce faire il existe trois solutions :

1. utiliser une adresse commune pour tous les responsables d’évènements, mais on surcharge ainsi les personnes d’informations non pertinentes ;
2. configurer le traitement “Envoyer par email” pour choisir un courriel différent en fonction de la valeur choisie pour le champ évènement, grâce à l’option “Destinataire en fonction d’un champ”; une telle option est risquée, car à chaque nouvel évènement que l’on créé, il faut modifier les traitements du formulaire d’inscription; le risque d’erreur est grand;
3. utiliser le présent plugin qui permet d’associer des destinataires supplémentaires directement aux évènements.

Installation

Le plugin s’installe normalement. En revanche, si vous souhaitez migrer depuis l’ancien plugin “Formidable participation : destinataires supplémentaires” , voici les étapes à suivre

1. Par précaution, sauvegarder (avec l’outil de sauvegarde livré avec SPIP ou bien un autre outils) les tables spip_evenements et spip_formulaires
2. Installer le plugin « Formidable, responsable d’évènement »
3. Vérifier sur un évènement existants que les “Destinataires supplémentaires” soient bien devenus des “Responsables”
4. Désinstaller et supprimer le plugin “Formidable : destinataires supplémentaires”.

Configuration d’un évènement

Une fois le plugin activé, les évènements disposent de nouveaux champs.
-  l’un pour indiquer des auteur·trices.
-  l’autre pour indiquer des adresses emails arbitraires, séparées par des virgules;

Prévenir les responsables lors de l’inscription

Dès lors que les traitements d’envoi par email et d’inscription à un évènement sont activés au niveau d’un formulaire Formidable, il n’y a rien à faire de plus pour que les fonctionnalités de ce plugin soient activées.

Prévenir les responsables du remplissage du formulaire bilan

Un formulaire bilan n’implique pas d’inscription à un évènement. C’est pourquoi si l’on veut que les responsables soient prévenu·es lors du remplissage du formulaire bilan, il convient de cocher la case « Aux responsable(s) de l’évènement choisi par l’internaute » dans la liste des destinataires possibles au sein de la configuration du traitement « Envoyer par email ».

Une fois cette case cochée, la liste des champs du formulaire de type « Événement » apparaît. Il convient alors de cocher le champ voulu. Pour simplifier la vie, le champ evenements_1 est coché par défaut, ce qui devrait couvrir le cas de 90 % des formulaires.