Notes de Frais et Dons

Un plugin pour gérer les notes de frais et dons des membres d’une association.

Chaque membre d’une association peut effectuer des dépenses au nom de l’association et ensuite demander le remboursement de ces frais ou en faire don à l’association.

Quiconque est passé par là sait que cette étape n’est pas la plus passionnante : collecter les justificatifs, remplir un formulaire de déclaration (papier, tableur, etc), transmettre ces informations au trésorier de l’association qui vérifie, comptabilise, rembourse (dans le cas de frais), etc.

Fonctionnalités

Ce plugin prend en charge :

  • la saisie des notes de frais
  • les frais simples ou kilométriques
  • les pièces justificatives
  • la validation par le déclarant
  • la comptabilisation par le trésorier
  • conservation des informations de type “frais remboursés” ou “don à association” sur chaque année comptable.

Le plugin utilise l’architecture de squelettes ZPIP.

Installation

Rien d’exotique : c’est l’installation de plugin SPIP classique.

Le plugin nécessite :

Configuration (par CFG)

La configuration permet de définir le taux de remboursement des frais kilométriques.

Saisie des frais

Chaque membre de l’association doit être un auteur SPIP défini.

L’accès s’effectue en utilisant l’adresse suivante dans le texte d’un article (qui peut expliquer à l’adhérent comment effectuer la saisie) :

  1. spip.php?page=fraisdon

Cette page permet :

  • la saisie des notes de frais
  • la modification
  • l’ajout d’un document justificatif
  • la validation (permet la comptabilisation)
  • la suppression en cas d’erreur

Comptabilisation

Le lien suivant permet au comptable de consulter les frais déclaré par chaque adhérent de l’association. A placer dans le texte d’un article (restreindre l’accès à cet article).

  1. spip.php?page=fraisdoncompta

Administration

Le lien suivant permet à un administrateur d’intervenir directement sur les notes de frais quel que soit leur état (saisi, validé, comptabilisé, payé). Elle n’est prévue que pour les situations qui ne sont pas gérables directement par l’adhérent ou le trésorier.

  1. spip.php?page=fraisdonadmin

Un peu de technique

Le plugin crée une table “spip_fraisdons” et utilise les tables “spip_documents” et “spip_documents_liens” pour mémoriser les justificatifs (avec le type d’objet «fraidon»).

Il n’y a aucun contrôle d’accès aux pages (comptabilisation, administration), il est possible d’utiliser le plugin “accès restreint” pour filtrer les accès.

Améliorations possibles

  • documentation : quelques copies d’écran pour mieux expliquer le fonctionnement
  • limiter l’accès aux pages sensibles (comptabilisation, administration) à certains auteurs uniquement. à réaliser en relation avec le plugin “associaspip”
  • pour l’instant, aucun squelette n’existe pour lister les notes de frais, générer un document PDF, etc.

updated on 2 October 2019

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